1- برای ارسال ایمیل‌هایتان به اندازه کافی دقت کنید.
زمان، مسئله‌ای حیاتی و مهم برای همه ما است اما اگر در حال مذاکره از طریق ایمیل هستید ارزشش را دارد که تا جایی که می‌توانید بر روی یک پیغام، زمان صرف کنید.
قبل از اینکه بر روی دکمه SEND کلیک کنید اطمینان حاصل کنید که مطلب را به طور کامل، واضح، مؤدبانه و بدون غلط نوشته‌اید.
اگر از نظر زمان در مضیقه نیستید، پس از پایان نگارش، نوشته خود را برای دقایقی رها کنید و بعد دوباره نوشتن را آغاز کنید. در این هنگام باید خود را ملزم به یافتن اشتباهات احتمالی نمایید.
۲- در حالات هیجانی هیچ گاه چیزی ارسال نکنید.
اگر عصبانی هستید یا حتی با شنیدن خبری خوش، بسیار خوشحال هستید، هیچ‌گاه ایمیل ارسال نکنید. به طور کلی سعی کنید در حالات غیر طبیعی (فشار درونی (!)، خستگی شدید و…) چیزی ننویسید. در غیر این صورت حتماً بعداً خواهید گفت: «ای کاش اینگونه نمی‌نوشتم!»
اگر خیلی عصبانی بودید و ایمیلی ارسال کردید، دیگر کار تمام شده است پس سعی کنید خیلی سریع تماس گرفته و معذرت‌خواهی کنید. اگر نتوانستید تماس بگیرید، ایمیل دیگری ارسال کنید و ضمن بیان واقعیت، عذرخواهی کنید.
۳- یک ایمیل شخصی شده را به افراد زیادی نفرستید.
فرض کنید ایمیلی دریافت کرده‌اید که در آن نوشته شده برای شما یک پیشنهاد ویژه دارد. با شوق و توجه زیادی در حال مطالعه آن هستید و از اینکه این فرصت برایتان پیش آمده شاید خوشحال هم باشید. در این حالت وقتی بیشتر توجه می‌کنید، متوجه می‌شوید که فرستنده، این ایمیل را به ۳۰۰ یا ۴۰۰ نفر دیگر هم ارسال کرده است! این یعنی شما چندان مهم نبوده‌اید و صرفاً یک تبلیغ دریافت کرده‌اید! به احتمال فراوان دیگر آن شوق و خوشحالی پیشین از بین می‌رود.
پس شما هم این نکته را رعایت کنید و یک ایمیل با ظاهری شخصی را برای افراد زیاد ارسال نکنید. کمی وقت بیشتری بگذارید و به شکل انتخاب شده‌تری ارسال کنید. حداقل از قابلیت Bcc در سرویس ایمیل خود استفاده کنید.
۴- بیش از حد از ویژگی پاسخگویی خودکار استفاده نکنید.
بدون تردید یکی از قابلیت‌های خیلی خوب سرویس‌های ایمیل، پاسخگوی خودکار می‌باشد. به این صورت که سیستم را تنظیم می‌کنید تا به ایمیل‌های رسیده، پاسخی از پیش تعیین شده ارسال کند.
بدترین چیز این است که این ویژگی را برای تمامی ایمیل‌های خود و برای زمان نامحدودی تنظیم کنید؛ باور کنید که این خیلی بد است!
مخاطبان شما انتظار ندارند هر وقت برایتان ایمیل ارسال کردند، شما به صورت خودکار به آن‌ها پاسخ دهید که: «به زودی پاسخ شما داده خواهد شد.» این که خبر و ویژگی خاصی نیست! معلوم است که باید به زودی پاسخ دهید!
پس از این ویژگی در مواقع مناسب استفاده کنید. مثلاً وقتی یک مسافرت سه روزه می‌روید یا در تعطیلات هفتگی. در این مواقع یک پاسخگوی خودکار تنظیم کنید و در آن اشاره کنید که در دسترس نیستید و مثلاً در ۲ روز آینده پاسخ خواهید داد.
نظرات شما عزیزان:
برچسب‌ها: ۴ اشتباه رایج در ارسال ایمیل,